ПС СУД

Программное средство «Система управления документами» (ПС СУД)

ПС СУД разработано в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области.

Основные задачи, решаемые с помощью ПС СУД

1. Формирование единой базы регистрации входящей и исходящей документации по Управлению Роспотребнадзора и ФГУЗ, что обеспечивает возможность:

• регистрации документа в Управлении и ФГУЗ с присвоением двух регистрационных номеров
• передачи документа между исполнителями Управления и ФГУЗ

2. Разработка алгоритма прохождения документа

• регистрация всей входящей документации в канцелярии или секретариате организации с созданием карты документа, электронной копии и присвоением номера
• дальнейшее прохождение документа в виде бумажной копии и электронной карты документа с назначением ответственных исполнителей и возможности установки контрольных сроков исполнения
• регистрация согласования документа
• регистрация передачи документа на исполнение в отделы организации, другие территориальные отделы Управления и филиалы ФГУЗ
• назначение и регистрация исполнителей отделов с возможностью установки контрольных сроков исполнения
• формирование документа-ответа, его согласование и формирование исходящего документа исполнителем на бумажном носителе и в виде регистрационной карты
• регистрация исходящего документа в канцелярии или секретариате организации после утверждения с присвоением регистрационного номера

3. Формирование регистрационной карты документы с учетом следующих реквизитов:

• входящий номер и дата регистрации территориального отдела Управления
• входящий номер и дата регистрации филиала ФГУЗ
• исходящий номер и дата регистрации территориального отдела Управления
• исходящий номер и дата регистрации филиала ФГУЗ
• краткое содержание документа
• вид документа
• признак контроля сроков исполнения документа
• организация – отправитель или получатель документа
• список исполнителей с указанием состава работы, срока исполнения, результата и даты выполнения работы
• электронная копия документа - файл формата *.doc, *.xls

4. Ведение картотеки входящей и исходящей документации

5. Возможность передачи документа между исполнителями Управления и ФГУЗ

6. Формирование электронной и бумажной версий журналов учета документации установленного вида по организации или отделу

7. Контроль цикла прохождения документа внутри организации и между организациями (Управление, ФГУЗ, территориальные отделы Управления, филиалы ФГУЗ), контроль этапа работы с документом, исполнительской дисциплины на уровне организаций, отделов, ответственных и конечных исполнителей

8. Формирование отчетов:

• по количеству регистрируемых документов
• по контролю исполнения документов

9. Формирование архива иной структурированной документации в соответствии с номенклатурой дел, организация системы поиска и доступа к документам.

10. Организация единой базы документооборота между территориально удаленными подразделениями территориальных отделов Управления и филиалов ФГУЗ при наличии технической возможности, канала связи приемлемого по цене и пропускной способности (скоростной выделенный канал с возможностью организации виртуальной частной сети)

11. Организация системы репликации учетных карт документов для синхронизации базы данных при передаче информации между территориально удаленными подразделениями территориальных отделов Управления и филиалов ФГУЗ в условиях отсутствия виртуальной частной сети и при наличии более медленных каналов связи (электронная почта или твердые носители информации)

Полный текст руководства пользователя (файл в формате WinWord упакован с помощью архиватора WinRAR размер 400 кб)

По всем вопросам, замечаниям и предложениям обращаться:

к Луткову Алексею Александровичу
по телефону (343) 374-32-42 доб 522 или (343) 270-15-76 доб 522
отдел информационного обеспечения
по адресу 620219, г.Екатеринбург, пер.Отдельный, 3, ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области»